Так получилось, что сразу после университета я, вчерашняя выпускница ин.яза, устроилась в небольшую фирму офис-менеджером. Эта фирма была одним из немногих мест в нашем городе, где я могла бы применить на практике мое знание иностранного языка - фирма сия работала с иностранными компаниями. Поэтому на мои хрупкие женские плечи (кроме собственно обязанностей секретаря) была возложена обязанность по переводу переписки и деловых встреч. Курс юного бойца. Как из начинающего специалиста превратиться в незаменимого сотрудника

Долго там задерживаться я не планировала, но твердо решила, пусть и на короткое время, стать ассом в своем, то бишь секретарском, деле. Должность не ахти какая, зарплата тоже (хотя потом моя зарплата поднялась до уровня зарплаты менеджера, что лишний раз доказывает эффективность моей «методики»), но коллектив подобрался на редкость хороший и душевный. В итоге, когда я уже собиралась в декретный отпуск, не я шефу готовила кофе, а он сам предлагал сделать мне зеленого чайку – я, конечно вежливо отказывалась. Сразу оговорюсь. Никакого интима, только рабочие отношения – я категорически против служебных романов! Хотя шеф мне достался просто мировой, я многому у него научилась и за многое ему благодарна.

Итак. Вот стандартный набор качеств, которые можно увидеть в объявлениях о поиске работника, и про которые, получив заветное место в штате, все работники благополучно забывают. А ведь именно они вам помогут стать самым незаменимым работником на фирме, не зависимо от должности и пола. Расшифруем эти, абстрактные, на первый взгляд, качества.

1. Трудолюбие. И ежу понятно, что на работе надо работать, но порой это бывает так сложно! Под словом «трудолюбие» я лично понимаю следующее: нужно выполнять ту работу, которую вам поручил ваш непосредственный начальник. Ни больше, ни меньше. Не стоит переходить границы ни в одну, ни в другую сторону. По началу, я ринулась в бой, и стала брать ВСЮ работу, которую мне приносили ВСЕ – менеджеры, бухгалтерия, замы моего шефа. Но скоро поняла, что на выполнение своей собственной работы времени у меня как раз-то и не осталось. Хотя этот опыт тоже не прошел даром – я получила много дополнительных полезных навыков, которые мне в будущем очень пригодились. Да и в коллективе мой рейтинг мгновенно подскочил. Грузчики (которые, кстати, тоже частенько просили меня наделать им ксерокопий) стали носить мне цветы и шоколадки, бухгалтерия – подкармливать тортиками и пирожными. Ну, а бездельников нигде никогда не жаловали. Это, думаю, и объяснять не надо.

Делу время – потехе час. Для того чтобы в рабочее время, когда нет особой работы, сидеть и читать онлайн «Гарри Поттера», нужно пару лет до этого работать в обеденный перерыв и оставаться после работы, когда это нужно. Только тогда ни ваш шеф, ни кто-либо другой не сможет упрекнуть вас в безделии. Другое дело, что тут тоже наглеть особо не надо – можно хотя бы попробовать сделать вид, что вы работаете. Тогда вопросов вообще никаких не будет. Ну, это так, к слову.

2. Компетентность. Это качество приходит с опытом, а опыт, как известно, приходит со временем. Так что будьте готовы, что первое время вы будете только и делать, что мечтать стать компетентным работником, а в перерывах своих мечтаний много и упорно работать. Для того чтобы ускорить проявление у себя этого качества, больше читайте по специальности, не бойтесь спрашивать, если возникают вопросы. Заведите себе на работе мини-библиотечку, где будут собраны справочники по вашей специальности и прочая полезная литература. Я, например, как филолог, собрала себе библиотечку по орфографии, пунктуации и орфоэпии (это правила произношения слов так называются). И если возникал спорный филологический вопрос, все дороги, рано или поздно, вели ко мне.

И еще. Заведите себе чудо-книжечку (у меня эта книжечка со временем переросла в двухтомный (!) труд, который мечтали заполучить в свое распоряжение все менеджеры на фирме), в которую, в алфавитном порядке, записывайте: 1. название фирмы, 2. ФИО менеджеров, директоров, замов и прочих сотрудников с которыми вы работаете (и не только, т.к. письма, например, пишут на имя руководителя, а не рядового менеджера), 3. телефоны (с кодом города) и адреса фирм. Все сведения должны быть достоверными и подвергаться периодической корректировке – жизнь не стоит на месте, меняются директора, названия фирм и даже телефонные коды городов.

3. Вежливость. Не панибратство, не заискивание, а элементарная вежливость. Мне по долгу службы приходилось общаться с людьми в основном по телефону, и тут есть свои тонкости. Забудьте свое любимое «алле»!!! Это совсем не вежливо и просто не культурно! Если звонят вам, подняв трубку, произнесите название фирмы, отдел, и поздоровайтесь. Например: «Посольство Латвии, консульский отдел, добрый день!» Вначале трудно - и язык заплетается, и зубы мешают, но, со временем, эта фраза будет автоматически слетать с ваших уст, как только вашего уха коснется телефонная трубка. И я настаиваю на подобной замене «алле» всеми сотрудниками фирмы, а не только секретарем! Это же лицо фирмы! Подобным образом поступаем и когда звоним мы, а не нам, только в ином порядке – здороваемся, спрашиваем: «Это компания N?», если до этого работник не произнес фразу, которой мы только что научились, далее: «Вас беспокоит такая-то фирма, такой-то сотрудник (должность и фамилия)».

Ничего сложного, правда? Но этот простой способ открыл мне дороги туда, куда наши не совсем вежливые менеджеры только мечтали попасть – в кабинет любого директора (посредством телефонной линии, конечно). Плюс сведения из моей чудо-книжечки. Со временем я даже научилась определять по голосу наших постоянных клиентов и заочно подружилась со многими директорами фирм-партнеров (а их у нас было около трехсот!). Кстати, мною замечено, что, чем выше по должности человек, тем проще с ним общаться, и наоборот – чем ниже… В итоге, наши партнеры знали меня - секретаря - лучше, чем сотрудников, работающих непосредственно с ними. Ну, а про волшебные «спасибо!», «пожалуйста!», «будьте добры!» забывать не стоит даже вне стен офиса.

4. Грамотность. Мне с этим было проще – я же филолог! Плюс пара справочников, упомянутых выше – и я на коне! Если сомневаетесь в правильности слова или построения предложения – открыли книгу и проконсультировались там. Не надейтесь только на Word! Хотя он значительно упрощает работу над ошибками, это всего лишь программа! А вы живой человек, и имеете право на авторские запятые и просторечные выражения (и тем, и другим злоупотреблять тоже не советую – это же деловые отношения!).

И еще, научитесь правильно составлять деловые письма и тысячу раз проверьте и перепроверьте, прежде чем отдать документ на подпись шефу! Письмо это тоже лицо фирмы, и от того, как грамотно вы его составите, будет зависеть мнение и о вас как о работнике, и о фирме, которая вам как работнику платит зарплату. Вежливость при написании письма тоже никто не отменял. Будьте грамотными и при разговоре. В слове «звонить» ударение ВСЕГДА падает на последний слог (например, перезвонИм). Запомните это как «Отче наш»!!! Вроде и мелочь, а слух режет ужасно.

Это, пожалуй, все советы, которые я могу вам дать, основываясь на личном опыте. Они не панацея, но прислушаться к ним, наверное, стоит. Надеюсь, они помогут вам если не продвинуться по карьерной лестнице или увеличить оклад, то вы хотя бы начнете получать удовольствие от самого процесса работы. Я, кстати, по службе так и не продвинулась. Одно время шеф планировал перевести меня в отдел сбыта, но потом передумал, а мне объяснил это так: «Менеджера я всегда по объявлению найду, а хорошего секретаря найти очень трудно! Мне без вас, Наташа, никак не обойтись!» И предложил мне лучше добавить зарплату. Так что не перестарайтесь с незаменимостью!

Мой начальник частенько говорил: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Так что – дерзайте и не бойтесь ошибок! Успеха вам!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*